Klachtenreglement

Woord vooraf
Kwalitatief hoogwaardige zorg, dat is waar Begeleiding met 4 poten met al haar medewerkers dagelijks voor staat en voor gaat. De tevredenheid van onze Cliënten is onze drijfveer. Cliënten dienen niet snel een klacht in. Als een cliënt de stap zet om een klacht in te dienen, is het daarom des te belangrijker dat Begeleiding met 4 poten daar zorgvuldig mee omgaat.Een klacht kan een belangrijk signaal zijn. Door adequaat om te gaan met klachten kunnen wij het vertrouwen van de ontevreden cliënt behouden of herwinnen. Bovendien kan van klachten geleerd worden en kunnen zij aanleiding zijn om maatregelen te treffen, waardoor voorkomen wordt dat in de toekomst opnieuw onvrede ontstaat.Op 1 januari 2016 is de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) in werking getreden. Deze brengt nieuwe regels op het terrein van klachtrecht. Kern van de wet is dat klachten van Cliënten van zorginstellingen zorgvuldig en bij voorkeur zo laagdrempelig en effectief mogelijk worden afgewikkeld. Deze regeling voldoet aan de nieuwe wet - en regelgeving.De Wkkgz is op dit moment wel van toepassing op zorg die wij bieden op basis van de Wet langdurige zorg maar (nog) niet op zorg op basis van de Jeugdwet. De Jeugdwet kent een afwijkende regeling voor de behandeling van klachten ten opzichte van de Wkkgz. Het voornaamste verschil is dat een Cliënt die zorg ontvangt op grond van de Jeugdwet zich rechtstreeks moet kunnen wenden tot de klachtencommissie.Aangezien wij zowel zorg bieden op basis van Wlz als op basis van de Jeugdwet hebben wij ervoor gekozen om zowel te werken met een klachtenfunctionaris als met een klachtencommissie.Born , november 2017  

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1  Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
  1. Betrokkene: degene op wie de klacht betrekking heeft. Dit kan de zorgaanbieder zelf dan wel een medewerker van Begeleiding met 4 poten zijn.
  2. Cliënt : een natuurlijke persoon die gebruik maakt of gebruik heeft gemaakt van de ondersteunende en/of zorgverlenende diensten van Begeleiding met 4 poten.
  3. Gemachtigde: iemand die middels een schriftelijke machtiging bevoegd is namens de (ex) Cliënt of nabestaande op te treden.
  4. Hij/zij: Waar “hij” staat in deze regeling kan ook “zij” worden gelezen.
  5. Klacht : elke uiting van onvrede van of namens een Cliënt over een gedraging van Begeleiding met 4 poten of door een persoon die voor Begeleiding met 4 poten werkzaam is met gevolgen voor de Cliënt .
  6. Gedraging : een handelen of nalaten of het innemen van een standpunt of het nemen van een besluit.
  7. Klachtbehandelaar : degene die belast is met de behandeling van de klacht.
  8. Klachtencommissie: de externe commissie om complexe klachten van Cliënt omtrent zorg ontvangen op grond van de Wlz en Jeugdwet te behandelen.
  9. Klachtenfunctionaris: de door Begeleiding met 4 poten aangewezen persoon die een klager op diens verzoek gratis van advies dient met betrekking tot het indienen van een klacht en het onderzoeken van de mogelijkheden om tot een oplossing van de klacht te komen.
  10. Klager: de persoon die een klacht indient. In geval zorg wordt ontvangen op grond van de Wlz kunnen dit zijn: de Cliënt, een nabestaande van de overleden Cliënt dan wel een (wettelijk) vertegenwoordiger van de Cliënt. In geval zorg wordt ontvangen op grond van de Jeugdwet kunnen dit zijn: de jeugdige, ouder, ouder zonder gezag, voogd, degene die anders dan als ouder samen met de ouder het gezag over de jeugdige uitoefent of de pleegouder .
  11. Wettelijk vertegenwoordiger: de ouder, voogd, curator of andere vertegenwoordiger op grond van wetgeving of na rechterlijke uitspraak, die namens de Cliënt optreedt om de belangen van de Cliënt die niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is, te behartigen.
  12. Zorgaanbieder: Begeleiding met 4 poten B.V.

Artikel 2 – Indiening klacht
Een Cliënt heeft het recht om over de wijze waarop de zorgaanbieder zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen, een klacht in te dienen bij de zorgaanbieder. Het recht tot indiening van een klacht komt ook toe aan een van de andere personen zoals omschreven in artikel 1 sub j.Een klacht kan mondeling en/of schriftelijk worden ingediend. Indien een klacht mondeling wordt ingediend, wordt deze zoveel mogelijk informeel afgedaan. Lukt dit niet, dan wordt de klacht (eventueel met ondersteuning van de klachtenfunctionaris) op schrift gesteld en ter behandeling aan de klachtenfunctionaris of in geval zorg op grond van de Jeugdwet wordt verleend en de klager dit wenst, aan de klachtencommissie voorgelegd. Op dat moment vangt de termijn om de klacht af te doen aan.De schriftelijke klacht kan worden ingediend bij de externe klachtenfunctionaris. De contactgegevens van de klachtenfunctionaris zijn: Klachtenfunctionaris Begeleiding met 4 poten, Molenstraat 30, 4201 CX Gorinchem (klachten@cbkz.nl).De contactgegevens van de klachtencommissie zijn: Klachtencommissie Begeleiding met 4 poten , t.a.v. de ambtelijk secretaris, Molenstraat 30, 4201 Gorinchem (klachten@cbkz.nl) .Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:a. de naam en het adres van de Cliënt ;b. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.Ook over de weigering van de zorgaanbieder om een persoon in het kader van de zorgverlening als vertegenwoordiger van een Cliënt te beschouwen, kan door die persoon schriftelijk een klacht worden ingediend.Klager kan zich voor (informele) klachtopvang wenden tot de betrokkene of diens leidinggevende. Voor een formele klachtbehandeling kan hij zich wenden tot de klachtenfunctionaris of, in het geval zorg wordt verkregen op grond van de Jeugdwet en de klager dit wenst, rechtstreeks tot de klachtencommissie .In geval van complexe klachten, zulks ter beoordeling van de klachtenfunctionaris en in overleg met klager, kan d e klacht worden doorgeleid naar de klachtencommissie.Klager kan zijn klacht te allen tijde intrekken.

Artikel 3 – Niet - behandelen klacht
Een klacht hoeft niet te worden behandeld indien:de klacht kennelijk ongegrond is;er door klager reeds eerder een klacht over dezelfde gedraging is ingediend en behandeld;indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;de klacht het algemeen functioneren (zoals beleid en interne regels) van de zorgaanbieder betreft;er inmiddels naar behoren aan de klachten tegemoet is gekomen door de zorgaanbieder;de klacht reeds bij een andere bevoegde instantie in behandeling is of door die instantie is afgedaan.Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt zowel klager als betrokkene(n) zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 4 – Zorgvuldigheid
De klacht wordt op zorgvuldige wijze onderzocht en is gericht op het herstel van de relatie en het bereiken van een voor klager en zorgaanbieder bevredigende oplossing.

Artikel 5 – Inzage dossier
De klachtbehandelaar(s) heeft/hebben recht tot inzage in het zorgdossier, mits hiervoor uitdrukkelijke toestemming is verleend door klager. Deze toestemming kan worden verkregen middels een machtiging die als bijlage bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 6 – Kosten
Voor de inschakeling van de klachtenfunctionaris dan wel de klachtencommissie worden aan de klager geen kosten in rekening gebracht.De kosten die klager op eigen initiatief maakt, bijvoorbeeld door het inschakelen van een vertegenwoordiger, deskundige of getuige, moeten door klager zelf worden gedragen en komen niet voor vergoeding in aanmerking, tenzij de zorgaanbieder hierover anders beslist.

(INFORMELE) KLACHTOPVANG DOOR BETROKKENE OF LEIDINGGEVENDE
Artikel 7 – Taken van de betrokkene/leidinggevende
De betrokkene of diens leidinggevende probeert de oorzaken van de klacht weg te nemen en de relatie met klager te herstellen. Door het ophelderen van misverstanden, toelichten van onduidelijkheden, erkennen van fouten en/of aanbieden van excuses wordt getracht het ongenoegen weg te nemen. Tevens geeft hij advies over de andere mogelijkheden van het indienen van de klacht, indien het  rechtstreekse contact niet het gewenste effect heeft.

Artikel 8 – Registratie werkzaamheden
De klachtbehandelaar registreert zijn werkzaamheden, bevindingen en de resultaten daarvan. In het zorgdossier wordt een beknopt verslag gedaan.

KLACHTBEHANDELING DOOR DE KLACHTENFUNCTIONARIS
Artikel 9 – Benoeming
Begeleiding met 4 poten benoemt via het Centraal Bureau Klachtenmanagement in de Zorg (CBKZ) te Gorinchem een onafhankelijke deskundige in de functie van klachtenfunctionaris.

Artikel 10 – Onafhankelijkheid
De klachtenfunctionaris mag niet betrokken zijn (geweest) bij de aangelegenheid waarop de klacht betrekking heeft.De klachtenfunctionaris voert zijn functie onafhankelijk uit en mag door de zorgaanbieder niet worden benadeeld wegens de wijze waarop hij zijn functie uitoefent. Hij kan zijn werkzaamheden naar eigen inzicht verrichten en hoeft daarover geen verantwoording af te leggen aan de zorgaanbieder.

Artikel 11 – Ondersteuning
Ter ondersteuning van de activiteiten van de klachtenfunctionaris kan hij gebruik maken van ambtelijke ondersteuning.

Artikel 12 – Geheimhoudingsplicht
Voor de klachtenfunctionaris en de ambtelijke ondersteuner(s) geldt een geheimhoudingsplicht omtrent al het geen tijdens de uitoefening van zijn taak te zijner kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend kan worden geacht.

Artikel 13 – Taken van de klachtenfunctionaris
De klachtenfunctionaris ondersteunt klager en richt zich bij het verrichten van zijn werkzaamheden op het bereiken van een zo bevredigend mogelijke oplossing voor de klacht. De ondersteuning bestaat al naar gelang de behoeften van klager uit:Advies met betrekking tot de indiening van een klacht;Bijstand bij het (schriftelijk) formuleren van de klacht;Onderzoek naar de mogelijkheden om de klacht aan de orde te stellen;Advies over eventuele andere klachtprocedures;Bemiddeling tussen klager enerzijds en de betrokkene(n) anderzijds;Toeleiding van klager in de klachtenbehandeling bij de klachtencommissie in geval van klachten over de directeur - bestuurder, complexe klachten of klachten op grond van de Jeugdwet ;Het instellen van zelfstandig onderzoek in geval er sprake is van signalen over een ernstige situatie of klachten met een structureel karakter.

Artikel 14 – 
Schriftelijke bevestiging
De ontvangst van de klacht wordt schriftelijk bevestigd. Klager wordt hierbij op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure.

Artikel 15 – Afschrift aan betrokkene
Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken. Tevens wordt hij op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure.

Artikel 16 – Afschrift aan Begeleiding met 4 poten
De zorgaanbieder wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden. Tevens wordt hij op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure.

Artikel 17 – Vervallen voortzetting klacht
Klachten worden zoveel mogelijk op informele wijze afgedaan. Zodra naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het voortzetten van de klachtprocedure. Wel ontvangen klager, betrokkene en de zorgaanbieder een schriftelijke bevestiging van de afhandeling.

Artikel 18 – Voortgang procedure
De klachtenfunctionaris bewaakt de termijnen en ziet erop toe dat de klacht zorgvuldig wordt behandeld. Hij houdt klager, betrokkene en de zorgaanbieder op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de klacht.

Artikel 19 – Bevoegdheden klachtenfunctionaris
De klachtenfunctionaris heeft bij het uitvoeren van zijn taken de volgende bevoegdheden:Het uitnodigen van klager en betrokkene tot het geven van een (mondelinge of schriftelijke) toelichting op de klacht;Het voeren van een bemiddelingsgesprek;Toegang tot ruimtes waar Cliënten zich bevinden;Het inwinnen van informatie en opvragen van stukken bij de zorgaanbieder en derden, waaronder begrepen informatie uit het zorgdossier mits hiervoor toestemming is verleend;Het gevraagd en ongevraagd informeren van medewerkers, leidinggevenden en de zorgaanbieder.

Artikel 20 – Inzet deskundige
Klager, betrokkene en klachtenfunctionaris kunnen de zorgaanbieder verzoeken om de mening van een onafhankelijke externe deskundige te vragen.De zorgaanbieder beslist over de inschakeling van de extern deskundige.De bevindingen van de extern deskundige worden aan de klager, betrokkene en klachtenfunctionaris meegedeeld.  

Artikel 21 - Rapportage en Oordeel
De klachtenfunctionaris stelt de zorgaanbieder schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover alsmede eventuele aanbevelingen en/of conclusies.De zorgaanbieder besluit of hij de bevindingen, het oordeel en de eventuele aanbevelingen en/of conclusies overneemt en stelt klager, betrokkene en klachtenfunctionaris schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de klacht en eventuele maatregelen hij zal nemen.Indien de klacht de directeur - bestuurder betreft, wordt het besluit genomen door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.

Artikel 22 – Afhandeltermijn
De klacht dient zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift te zijn afgehandeld.De afhandeling kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en betrokkene.Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt.

Artikel 23 – Melding en aangifte
In geval van calamiteiten, luchtwaardig handelen en/of grensoverschrijdend gedrag door een medewerker doet de zorgaanbieder daarvan melding aan de bevoegde toezichthoudende instantie. Bij zo’n melding wordt eerst met klager afgestemd over de eventuele beschikbaarstelling van tot de persoon herleidbare gegevens.Indien er sterke aanwijzingen zijn voor een strafbaar feit, doet de zorgaanbieder aangifte. De zorgaanbieder geeft zich daarbij rekenschap van het feit dat een aangifte diep ingrijpt in het leven va n betrokkene en diens naaste omgeving. Alvorens tot aangifte te besluiten, overweegt de zorgaanbieder of er voldoende objectieve en toetsbare redenen zijn om dat te doen. In geval van twijfel, kan de zorgaanbieder klager wijzen op de mogelijkheid zelf aangifte te doen.

Artikel 24 – Registratie werkzaamheden
De klachtenfunctionaris registreert zijn werkzaamheden en de resultaten daarvan. De geanonimiseerde gegevens worden eens per jaar doorgezonden naar de zorgaanbieder.

KLACHTBEHANDELING DOOR DE KLACHT ENCOMMISSIE
Artikel 25 – Benoeming
Via het CBKZ te Gorinchem maakt Begeleiding met 4 poten gebruik van een externe onafhankelijke klachtencommissie. Deze commissie bestaat uit drie door het CBKZ aangewezen onafhankelijke leden en evenzovele plaatsvervangers. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris die geen deel uitmaakt van de commissie. De voorzitter en zijn plaatsvervanger zijn jurist. Ten minste één lid en een plaatsvervangend lid zijn vrouw. Bij de samenstelling van de commissie wordt gestreefd naar aanwezigheid van deskundigheid op het gebied van (jeugd) zorg.

Artikel 26 – Onafhankelijkheid
De leden van de commissie mogen geen arbeidsrechtelijke of bestuurlijke binding hebben met de zorgaanbieder, noch anderszins op directe wijze betrokken zijn bij de dienstverlening geboden door de zorgaanbieder.

Artikel 27 – Geheim houdingsplicht
Voor de leden van de klachtencommissie, de plaatsvervangende leden en de ambtelijk secretaris geldt een geheimhoudingsplicht omtrent al hetgeen tijdens de uitoefening van zijn taak te zijner kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend kan worden geacht.

Artikel 28 - Verschoning en wraking
Klager en/of betrokkene kunnen bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de commissie aan de behandeling van de klacht (wraking) wanneer er feiten of omstandigheden zijn die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht bemoeilijken.De overige leden van de commissie beslissen of dit bezwaar terecht is gemaakt. Bij staking van stemmen wordt dit geacht het geval te zijn. De beslissing wordt schriftelijk medegedeeld aan de klager en de betrokkene.Een lid van de commissie kan zich onttrekken aan de behandeling van een klacht (verschonen) wanneer er feiten of omstandigheden zijn die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht bemoeilijken.

Artikel 29 – Zittingsduur
De zittingsduur van de commissieleden is bepaald op vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming voor een periode van vier jaar.Het lidmaatschap van de commissie eindigt tussentijds:door het overlijden van het commissielid;door schriftelijk bedanken van het commissielid;door het besluit van de zorgaanbieder tot ontslag in geval van verwaarlozing van de taak, verzaking van de geheimhoudingsplicht of wegens andere redenen op grond waarvan handhaving als commissielid niet in redelijkheid kan plaatsvinden.

Artikel 30 – Taken van de klachtencommissie
Tot de taken der commissie worden gerekend:Behandeling van klachten Bemiddeling tussen klager en de zorgaanbieder Jaarlijkse verslaglegging van haar werkzaamheden

Artikel 31 – Overeen komstige artikelen
De artikelen 14 tot en met 24 zijn van overeenkomstige toepassing.

OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 32 – Klacht over meerdere zorgaanbieders
Indien de klacht meerdere zorgaanbieders betreft, wordt deze in overleg met die zorgaanbieders gecombineerd behandeld dan wel op een wijze die recht doet aan de samenhang tussen de zorg die de zorgaanbieders verlenen, zodat dit leidt tot een gezamenlijke oordeel dan wel een op elkaar afgestemd oordeel van de verschillende zorgaanbieders afzonderlijk.Voorwaarde voor behandeling als bedoeld in lid 1 is dat klager heeft gemeld dat hij de klacht ook bij een andere zorgaanbieder heeft ingediend en toestemming heeft gegeven voor gecombineerde behandeling van de klacht.

Artikel 33 – Geschilleninstantie
Indien een klacht, na behandeling conform deze regeling, niet naar tevredenheid is opgelost en de klager daarin niet berust, is sprake van een geschil. De klager kan een geschil voorleggen aan de door de minister erkende geschillencommissie waar Begeleiding met 4 poten zich bij heeft aangesloten. Dit geldt echter niet voor klachten op het gebied van de Jeugdwet. In die gevallen staat overigens wel een eventuele weg open naar de civiele rechter.

Artikel 34 – Vaststelling en bekendmaking
Deze regeling treedt in werking op 01 november 2017. Alle voorgaande regelingen komen hiermee te vervallen.Begeleiding met 4 poten brengt de regeling op een geschikte wijze onder de aandacht van Cliënten en vertegenwoordigers van Cliënten .De zorgaanbieder maakt de regeling op zodanige wijze bekend onder medewerkers en leidinggevenden dat zij weten wat er van hen wordt verwacht in geval van een klacht en Cliënt /klager kunnen verwijzen naar de klachtenfunctionaris dan wel klachtencommissie .Een exemplaar van de regeling ligt ten kantore van de zorgaanbieder ter inzage dan wel kan op verzoek kosteloos worden toegezonden. 


x